新型コロナウイルスの影響により、現代の結婚式との向き合い方が変化しています。
WEBで配信・参加するオンライン結婚式が増えつつも「やっぱりゲストと直接顔を合わせて結婚式を開催したい」と強い希望を持つ新郎新婦も多いのではないでしょうか。
これからは「withコロナ」の時代と言われているとおり、コロナ禍でも安心して結婚式を行う方法を考えていきたいですよね。
そんなときに便利なのが、非接触・非対面でも気持ちが伝わるWEB招待状です。
WEB招待状とは？
WEB招待状とは、簡単にいえば従来の紙招待状のオンライン版です。
スマホなどで簡単に招待状を作成できるだけでなく、LINEやSNSを使ってゲストに招待状を送ります。そしてゲストからの出欠のお返事やご祝儀のお渡しも、すべてオンラインで完結。
従来の紙招待状を使った場合とWEB招待状を使った場合を比較してみましょう。
| 紙招待状 | WEB招待状 | |
| 費用 | 材料代、印刷代
または式場プランの費用 |
基本的に無料
ご祝儀事前決済の手数料のみ |
| 作り方 | 紙に印刷 | スマホやPC |
| 送り方 | 住所・宛名を書いて切手を貼り、郵便で出す | LINE、SNS、QRコード、URL、メールなどで送信 |
| 出欠の返事 | 返信ハガキを同封 | WEB招待状のリンクから返事 |
| ご祝儀・会費の支払い方法 | 当日会場でお渡し | WEB招待状のリンクから事前決済（クレジットカード決済） |
| 招待者リスト | 紙で管理 | WEB招待状の管理画面
またはExcelにダウンロード |
WEB招待状の方が、費用も作成の手間も抑えられます。
コロナ時代の結婚式にWEB招待状がピッタリな理由
実はWEB招待状自体、コロナ以前から登場していました。しかしコロナ時代の結婚式だからこそ、WEB招待状の本領が発揮されます。
では、なぜ“コロナ時代だからこそ”WEB招待状が良いのでしょうか？ここではその理由を3つご紹介します。
招待プロセスをオンライン化できる
WEB招待状による招待プロセスは次のとおりです。
- スマホやPCなど、WEB上でオリジナルの招待状を作成
- 作成した招待状をSNSやメールでゲストに送る
- 招待状を受け取ったゲストは、招待状内のリンクから出欠を返信
- ゲストは必要に応じて、ご祝儀・会費を事前決済する
- 返信を忘れているゲストにはリマインダーでお知らせを送る
- 新郎新婦はWEBで招待ゲストの出欠を確認・管理し、結婚式準備を進める
- いざ、結婚式当日！
この招待プロセスのうち、太字になっている箇所はオンラインでの作業です。つまり、WEB招待状を使うことで招待プロセスのほとんどをオンライン化できます。
紙招待のように紙材料を買いに行き、郵便局に出しに行く……。そんな作業は、どうしても外出や人との接触により感染リスクに晒されてしまうもの。オンライン化によりリスクを軽減できるのです。
また式場の招待状を利用する場合でも、プランナーとの打ち合わせ回数を減らせるため、こちらもリスク軽減できるでしょう。
非接触・非対面でゲストを招待できる
コロナ時代の結婚式で注意したいのは、受付での混雑です。受付でご祝儀や会費を手渡しするとき、どうしても人と人との接触が起きてしまいます。
そこで便利なのが、WEB招待状の事前決済機能。ゲストにご祝儀・会費を事前決済してもらえば、受付での接触機会を一気に減らせます。また現金管理に関する不安もなくなるでしょう。
さらに、新郎新婦に意外と活用していただいている機能が例文テンプレートです。招待文には慶事特有の文字の表記方法やルールがあり、新郎新婦が作成した招待文をプランナーが確認するのが一般的でした。
例文テンプレートを利用すれば、わざわざプランナーにお願いしていた招待状文言の校正が不要に。テンプレートの文言は数パターンあり、自分で調整もできます。
紙招待状との送り分けや両立ができる
WEB招待状を使うにあたって「ゲストが高齢者だと使いこなせるか心配」「目上の方を招待したいけどマナー的にどうか」などの不安もあるもの。
そんなときには、ゲストによって紙招待状とWEB招待状を送り分けたり、あるいはどちらも使うという方法も可能です。
WEB招待状の送り分け方について、詳しくは次の「工夫を凝らしたWEB招待状の送り方」で解説します。
WEB招待状でもゲストに気持ちを伝えるには？
WEB招待状は招待プロセスがオンラインだからこそ、送り方にもこだわって人のあたたかさを伝えたいもの。
では、どのように送れば、ゲストに新郎新婦の“気持ち”を伝えられるのでしょうか？
オリジナルで世界観のある招待状を作る
WEB招待状は、基本的に用意されたテンプレートの中から好きなデザインを選んで作成します。それがお手軽であるのと同時に「オリジナリティは出せないのでは？」と心配する人もいるかもしれません。
しかし、WEB招待状でもオリジナルで世界観のある招待状を作れます！ただ単にテンプレートを選ぶだけでなく、自分で自由に画像や動画を入れたり、文言を調整したりして、オリジナリティを出せるのです。
ビルーチェのWEB招待状は全70種類のデザインがあり、今後さらに増えていく予定です。
こちらは筆者が作成したWEB招待状。暖かみのあるナチュラルなデザインを選び、そのデザインに合うように、森の中をイメージした画像を選びました。
このようにテンプレートで用意されたデザインと合う画像や動画を選べば、WEB招待状で結婚式の世界観を表現できるのです。
工夫を凝らしたWEB招待状の送り方
ゲスト全員に対してWEB招待状を送ることもできますが、新郎新婦のホスピタリティを表現したいときには、招待状の“送り方”にも工夫を凝らしてみましょう。
①紙招待状とWEB招待状を送り分ける
ひとつ目に、ゲストによって紙招待状とWEB招待状を送り分ける方法があります。
友人・同僚などのゲストにはWEB招待状。高齢者・親族・恩師・上司などのゲストには紙招待状。
このように送り分ければ、スマホの操作が苦手なゲストやマナーが気になるゲストなどには、従来通り紙招待状で対応可能です。
対してWEB招待状を送ったゲストからは「そんな発想があるんだ！」「面白い！」など、楽しいリアクションがもらえるかもしれません。
②紙招待状の中にWEB招待状のQRコードを入れる
ふたつ目に、少し手間は増えますが、紙招待状とWEB招待状を両立する方法もあります。
まず、紙招待状・WEB招待状の両方を用意しましょう。次に従来通り紙招待状を発送しますが、その中にWEB招待状のQRコードやリンクを記載した紙も入れておきます。
すると、
- 紙招待状で返信ハガキを出す
- WEB招待状から出欠の返事をする
のどちらかをゲスト自身で選べるようになり、ゲストの都合に合わせられます。
さらに紙招待状・WEB招待状どちらにも魅力を感じている人は、その両方の良さを活かせることも大きなメリットです。
コロナ対策に関する案内文を入れる
結婚式に参加するゲストは、少なからずコロナ感染への不安を抱えているもの。その不安を少しでも緩和するために、備考欄や付箋にコロナ対策に関する案内文を入れるようにしましょう。
コロナ対策案内の例文をご紹介します。
| 開催にあたり 新型コロナウイルスの感染防止のため
当日会場では以下の対策を徹底してまいります
私たちの人生にとって たいせつな皆様に お集まりいただき 素敵な時間を過ごせることを 心から願っております |
| 未だ新型コロナウイルスの収束が見えない中
ご出席に際しまして 心配や不安な点もあるかと存じます 当日会場では 十分な衛生対策を行うのは当然のことながら 社会状況を鑑み 延期・中止・オンライン化も想定しております 日ごろお世話になっている皆様に お集まりいただき 素敵な時間を過ごせることを 心から願っております |
しっかりコロナ対策が行われているとわかれば、ゲストも安心して参加できるでしょう。
まとめ
招待状をオンライン化してしまうことで、簡易的すぎて気持ちを込められないと心配する新郎新婦もいるかもしれません。確かに、ゲストに紙の招待状を“手に取ってもらう”機会は減るでしょう。
しかしコロナ禍では、むしろ非接触・非対面のWEB招待状の方がゲストに思いやりを伝えられることも。ゲスト自身もほっと一安心するはずです。
withコロナの時代、これから結婚式を開催する方は、ぜひWEB招待状を選択肢のひとつに加えてみてくださいね。
