WEB招待状は、デジタルの招待状をLINEやSNSで送信したり、出欠の回答をしたりできるオンラインツールです。
結婚式で新しい形の招待状として人気を博し、現在では歓送迎会や親睦会、展示会など結婚式に限らず様々なイベントで利用されるようになりました。
WEB招待状を利用したことがある人が増えてきたことにより、WEB招待状の認知度が高まってきています。
しかし、デジタルツールだからこその見落としやミスなども目立つように。また、オンラインで招待を送ることは「マナー的にどうだろう？」と感じる人もいます。
便利である一方、実際に使ってみると「こんなはずじゃなかった！」となる場面もあるようです。
そこで今回は、ホストもゲストも快適にWEB招待状を使うための注意点を8つ解説します。
①WEBの文面だからこそ！誤字脱字に注意
手書きとは違い、パソコンやスマホで入力した文章には誤字脱字がより多く含まれやすいです。
WEB招待状もスマホで手軽に作れるものが多くて便利ですが、誤字脱字が起きやすい点に注意！
ゲストの名前や漢字を間違えるのは特に気を付けたいところです。昨今は難しい漢字や個性的な名前の人も多く、スマホで簡単に変換できる一方で、間違っていないかのダブルチェックが必要。
また結婚式で利用する場合、句読点を使わない・忌み言葉は使わないなどのマナーも同様に注意が必要です。
誤字脱字や忌み言葉がないか確認するために有効な対策は次の通りです。
- 自分で何度も読み返す
- 第三者に読んでもらう
- 紙にプリントアウトして読む
デジタルの文章を紙に印刷して読むだけでも、不思議と間違いを見つけやすくなるので試してみましょう。
②ゲストが知りたい項目や情報を記載
招待状に記載される基本的な項目はこちら。
- 日時
- 場所
- 差出人の名前
- 差出日
- 返信期日
- 出欠席の回答欄
- 食事が出る場合はアレルギー記載欄
- 自由記述欄（ゲストからのお祝いコメントなど）
しかし、上記の記載項目に無くても、ゲストが気になっている事があります。
「会場に駐車場はある？何台くらい停められる？」
「会場までの送迎バスはある？」
「ドレスコードは決まっている？」
「連れ合いの名前はどこに書けばいい？」
「遠方から来るけどホテルはどうすればいい？」
「ベビーカーを置くスペースはある？」
「バリアフリーの施設？」
などなど……普段行き慣れていない催し物に招待されると、ゲストはいろいろと考えるものです。
招待するゲストの顔を1人1人思い浮かべ、ゲストが気になりそうな事は先読みし、WEB招待状に記載してあげると親切ですね。
③テンプレートにひと工夫！オリジナリティを高めよう
ほとんどのWEB招待状には、すぐに作成できるようにテンプレートが用意されています。
名前や日時など最低限の項目を入力すればすぐに完成するため、テンプレートはとても便利。しかし、テンプレート通りのWEB招待状にはオリジナリティはありません。
ゲストはそのイベントの主催者は誰でどんな人・団体なのかを知らない場合があります。
ホストの人柄を伝えたり、どんな会社・団体なのかを知ってもらう、あるいは親近感を持ってもらったりするためにも、オリジナリティを出すのがおすすめです。
- 自分たちの写真を入れる
- 自分たちで考えた文面にする
- 自分たちのプロフィールを記載する
など、「自分たちらしさ」であふれたWEB招待状を作成してみてください！
オリジナルのWEB招待状が作れる『Biluce』は、90種類以上のデザインから好きなデザインを選び、ご自身の写真を入れていくだけ。そしてなんと、動画も簡単に入れられるんです！
さらにゲストからの画像送信機能もあり、お祝いの直筆コメントやイラストを描いて送っているゲストもいますよ。
便利な反面、イベントが終われば手元に残らないWEB招待状。
何か手元に残したい人は、Biluceとパーフェクトフォトのコラボテンプレートで、ウェルカムボードを作ってみてはいかがでしょうか？
あなたの思い出を残すお手伝いをします。
④URLは有効？クリックして動作確認を！
WEB招待状を作成して、あとはゲストに送信するのみ。
でも、ちょっと待って！URLはきちんと合っているのかを確認しましょう。
URLはコピペして送信することがほとんどですが、コピーした部分が間違っていたり、ペーストの際に不要な文字を入れてしまったりすることで、URLが機能しないことがあります。
またURLが正しいかどうかに加え、有効期限もチェック！ゲストがいざ返信しようと思ったら有効期限が切れていて、直前に大慌て……なんてこともあり得ます。
- 送信する前に自分たちでURLをクリックする
- 有効期限を確認し、切れそうな場合は更新したものを送る
- 一斉送信する前にテスト送信をして確認する
など、動作確認もしておきましょう。
⑤送信時にはWEB招待状の説明を
認知度が高まってきたとはいえ、WEB招待状を知らない人、使ったことがない人もまだまだ多いです。
そんな人はいきなりURLだけ届いても「ゲームアプリの招待かな？」「スパムかな？」と疑問に思うでしょう。
WEB招待状の送信時は、URLだけ送るのはNG。簡単でもいいので、きちんとWEB招待状について説明を添えてあげてくださいね。
また「WEB上での回答が必要」という旨を伝えておくことも大切です。それを知らずに、紙の招待状が届くのを待ち続けるゲストも……。
例：WEB招待状は、オンラインで送れる招待ツールです。オンラインですが正式な招待状となっております。出欠のご回答をお願いいたします。
以下の記事ではLINE等でWEB招待状を送るときの文例を紹介していますので、合わせて参考にしてみてください。
⑥直前はNG！返信期日には余裕を持とう
紙の招待状の場合は、イベントの2〜3ヶ月前に送りますが、WEB招待状はWEBという特性上、1ヶ月前や2週間前でも間に合う場合があります。
しかし、1ヶ月前・2週間前はほぼ直前。ゲストのスケジュール調整や返信期日もあると考えると、イベントの準備にはまったく間に合いません。
WEB招待状も紙の招待状と同様に、2〜3ヶ月前に送るのがベストです！
また、返信期日をギリギリにしてしまうと、料理やお土産の数、席次表などの準備が間に合わない場合があります。かといって、あまりにも早い期日だとまだ予定が出ておらず、返信しづらいゲストも。
さらに、全員から期日内に返信が来ることはほとんどないと思っておきましょう。必ず数人は未返信のゲストが出てきます。
それらも考慮した適切な返信期日は、ゲストの人数を把握したい最終締め切り日の数日前です。数日前倒しすることで、未返信のゲストへ連絡する時間ができるのです。
LINEの冒頭で【期日〇〇日】と書いたりなど、返信期日がゲストにわかりやすい形で送るるといいですね。
「出席」「欠席」のほか、「保留」の項目を設けつつ、最終回答日を決めて伝えると返信率が上がるという声も！
⑦ゲストへ送るときは個別LINEが吉
では、WEB招待状はグループLINEで送るべきでしょうか？それとも個別LINE？ほとんどの場合、ゲストとの関係性によって送り方を変えているようです。
友人や同僚などのカジュアルな関係
▶︎グループLINE、個別LINE（相手によって送り分け）
上司や先輩、恩師、家族などの関係
▶︎個別LINE
社内・社外など広い範囲に送る場合
▶︎メール
もちろん送り分けるのはOK！
ただし、グループLINEでは他のメッセージで招待状リンクが流れてしまったり、通知を切っている人がいたり、返信が来にくかったりという特徴があります。
となると、個別LINEで送った方が吉だと言えるでしょう。1人1人のLINEの文面を変えて心を込めて招待できるというメリットもありますよ。その方が、コピペ感のある文面よりもゲストに喜ばれるでしょう。
またビジネスの場面で使う場合は、社内・社外問わず、メールで送る方がスマートです。
⑧デジタルやWEBに慣れていないゲストへの配慮
スマホやインターネットを上手に使いこなせるゲストばかりではありませんよね。
WEBでの操作に慣れていないゲストにWEB招待状を送る場合には、フォローを入れる必要があります。
- 「ご不明点があればおっしゃってください」と記載する
- 数日経っても反応がない場合は、電話をしてみる
- そのゲストの家族や身近にいる人に手助けをお願いする
といったワンアクションがあるとゲストも安心です。
またWEB招待状だからといってマナー違反になることはありませんが、紙の招待状に比べるとどうしてもカジュアルな印象を持たれがちです。
そんなときには、WEB招待状と紙招待状の送り分けも検討してみましょう。友人にはWEB招待状を、目上の人には昔ながらの紙招待状を送り分けるという人が多いですよ。
WEB招待状は注意点を押さえて使えば大丈夫！
WEB招待状は便利な一方、新しいツールですから、まだまだ課題も残っています。これから技術が進歩すると共に、もっと機能的なツールになるはず。
それまでは利用するホスト自身がしっかりと注意点を押さえておけば、それほどデメリットは気になりません。
そして利用者が増えればそれだけ「もっとこうなればいいな」という声が生まれ、その声をもとにWEB招待状が進化していくでしょう。
おすすめのWEB招待状は基本料金無料の『Biluce』
『Biluce』は、デザインを選んで写真や動画を当てはめていくだけで簡単にWEB招待状が作れます。文面にはテンプレートがありますが、自由に変更して自分たちのキャラクターを出すこともできますよ。
基本料金無料のため、お試しでWEB招待状を作ってみてもいいですね。事前に制作したり送信の予行練習をしておくことで、ミスを減らしてWEB招待状を送れるので安心です。
またオプションである「プラスプレミアム」では、ゲストと一緒に思い出の写真を共有できる写真シェアボードを利用でき、SNSのような使い方もできますよ。
ぜひWEB招待状『Biluce』をご活用ください！
