WEB招待状を利用する新郎新婦や、受け取ったことがあるゲストが増えてきたことにより、WEB招待状の認知度が高まってきています。
しかし、デジタルツールだからこその見落としやうっかりミスなども目立つように。便利である一方、実際に使ってみると「こんなはずじゃなかった！」となる場面もあるようです。
そこで今回は、ホストもゲストも快適にWEB招待状を使うための注意点を8つ解説します。
注意点はいわばデメリットとも言えるので、上手にカバーしていきましょう！
①WEBの文面だからこそ！誤字脱字に注意
手書きとは違い、パソコンやスマホで入力した文章には誤字脱字がより多く含まれやすいです。
WEB招待状もスマホで手軽に作れるものが多くて便利ですが、誤字脱字が起きやすい点に注意！
カジュアルでも結婚式の招待状であることに変わりはありません。誤字脱字はなるべく避けたいですよね。ましてや、ゲストの名前や漢字を間違えるのは失礼にもあたり、特に気を付けたいところ。
また、句読点を使わない・忌み言葉は使わないなどのマナーも同様に注意が必要です。
誤字脱字や忌み言葉がないか確認するために有効な対策は次の通りです。
- 自分で何度も読み返す
- 第三者に読んでもらう
- 紙にプリントアウトして読む
デジタルの文章を紙に印刷して読むだけでも、不思議と間違いを見つけやすくなるので試してみてください！
②ゲストが気になる事はコレ！先読みして記載しよう
結婚式の招待状に記載されている基本的な項目はこちら。
- 日時
- 場所
- 差出人の名前
- 差出日
- 返信期日
- 出欠席の回答欄
- アレルギー記載欄
- 自由記述欄（ゲストからのお祝いコメントなど）
しかし、上記の記載項目に無くても、ゲストが気になっている事があります。
「会場に駐車場はある？何台くらい停められる？」
「会場までの送迎バスはある？」
「ドレスコードは決まっている？」
「連れ合いの名前はどこに書けばいい？」
「遠方から来るけどホテルは自分で取る？」
「マスクは着用していくべき？」
などなど……結婚式に招待されると、ゲストはいろいろと考えるものです。ゲストが気になりそうな事は先読みし、WEB招待状に記載してあげると親切ですね。
③URLは有効？クリックして確認を！
WEB招待状を作成して、あとはゲストに送信するのみ。でも、ちょっと待って！URLはきちんと合っているのかを確認しましょう。
URLはコピペして送信することがほとんどですが、コピーした部分が間違っていたり、ペーストの際に不要な文字を入れてしまったりすることで、URLが機能しないことがあります。
またURLが正しいかどうかに加え、有効期限もチェック！ゲストがいざ返信しようと思ったら有効期限が切れていて、直前に大慌て……なんてこともあり得ます。
- 送信する前に自分たちでURLをクリックする
- 有効期限を確認し切れそうな場合は更新したものを送る
など、動作確認もしておきましょう。
④テンプレートにひと工夫！自分たちらしさも演出しよう
ほとんどのWEB招待状には、すぐに作成できるようにテンプレートが用意されています。
名前や日時など最低限の項目を入力すればすぐに完成するため、テンプレートはとても便利。しかし、テンプレート通りのWEB招待状にはオリジナリティはありません。
ゲストは、自分を招待してくれた新婦（または新郎）のことは知っていても、そのお相手のことは知らないことがほとんど。新郎新婦の人柄を伝えたり、親近感を持ってもらったりするためにも、オリジナリティを出すのがおすすめです。
- 自分たちの写真を入れる
- 自分たちで考えた文面にする
- 自分たちのプロフィールを記載する
など、「自分たちらしさ」であふれたWEB招待状を作成してみてください！
オリジナルのWEB招待状が作れる『Biluce』は、70種類以上のデザインから好きなデザインを選び、ご自身の写真を入れていくだけ。そしてなんと、動画も簡単に入れられるんです！
さらにゲストからの画像送信機能もあり、お祝いの直筆コメントやイラストを描いて送っているゲストもいますよ。
⑤WEB招待状って何！？送信時には簡単な説明を
認知度が高まってきたとはいえ、WEB招待状を知らない人、使ったことがない人もまだまだ多いです。そんな人はいきなりURLだけ届いても「ゲームアプリの招待かな？」「スパムかな？」と疑問に思うでしょう。
WEB招待状の送信時は、URLだけ送るのはNG。簡単でもいいので、きちんとWEB招待状について説明を添えてあげてくださいね。
以下の記事ではLINE等で送るときの文例を紹介しているので、参考にしてみてください。
「WEB上での回答が必要」という旨を伝えておくことも大切です。それを知らずに、紙の招待状が届くのを待ち続けるゲストも……。
⑥直前はNG！返信期日には余裕を持とう
紙の招待状は結婚式の2〜3ヶ月前に送りますが、WEB招待状はWEBという特性上、1ヶ月前や2週間前でも間に合う場合があります。
しかし、1ヶ月前・2週間前はほぼ式直前。返信期日もあると考えると、結婚式の準備にはまったく間に合いません。WEB招待状も紙の招待状と同様に、結婚式の2〜3ヶ月前に送るのがベストです！
オンライン結婚式の場合は準備を大幅に簡略化できるので、1ヶ月・2週間前でも間に合うことがありますよ。「急だけど結婚式を挙げたい！」というときは、オンライン結婚式も検討してみるといいですね。
また、返信期日をギリギリにしてしまうと、料理屋引出物の数、席次表などの準備が間に合いません。かといって、あまりにも早い期日だとまだ予定が出ておらず、返信しづらいゲストも。
さらに、全員から期日内に返信が来ることはほとんどないと思っておきましょう。必ず数人は未返信のゲストが出てきます。
それらも考慮した適切な返信期日は、ゲストの人数を把握したい最終締め切り日の数日前です。数日前倒しすることで、未返信のゲストへ連絡する時間ができるのです。
LINEの冒頭で【期日〇〇日】と書いたりなど、返信期日がゲストにわかりやすい形で送るるといいですね。
「出席」「欠席」のほか、「保留」の項目を設けつつ、最終回答日を決めて伝えると返信率が上がるという声も！
⑦ゲストへ送るときは個別LINEが吉
では、WEB招待状はグループLINEで送るべきでしょうか？それとも個別LINE？ほとんどの場合、ゲストとの関係性によって送り方を変えているようです。
友人や同僚などのカジュアルな関係
▶︎グループLINE、個別LINE（相手によって送り分け）
上司や先輩、恩師、家族などの関係
▶︎個別LINE
もちろん送り分けるのはOK！
ただし、グループLINEでは他のメッセージで招待状リンクが流れてしまったり、通知を切っている人がいたり、返信が来にくかったりという特徴があります。
となると、個別LINEで送った方が吉だと言えるでしょう。1人1人のLINEの文面を変えて心を込めて招待できるというメリットもありますよ。その方が、コピペ感のある文面よりもゲストに喜ばれるでしょう。
⑧デジタルやWEBに慣れていないゲストにも配慮を
スマホやインターネットを上手に使いこなせるゲストばかりではありませんよね。
WEBでの操作に慣れていないゲストにWEB招待状を送る場合には、フォローを入れる必要があります。
- 「ご不明点があればおっしゃってください」と記載する
- 数日経っても反応がない場合は、電話をしてみる
- そのゲストの家族や身近にいる人に手助けをお願いする
といったワンアクションがあるとゲストも安心です。
また、WEB招待状と紙招待状の送り分けも検討してみましょう。友人にはWEB招待状を、親族や上司には昔ながらの紙招待状を送り分けるという人が多いですよ。
WEB招待状は注意点を押さえて使えば大丈夫！
WEB招待状は便利な一方、新しいツールですから、まだまだ課題も残っています。これから技術が進歩すると共に、もっと機能的なツールになるはず。
それまでは利用する新郎新婦自身がしっかりと注意点を押さえておけば、それほどデメリットは気になりません。
そして利用者が増えればそれだけ「もっとこうなればいいな」という声が生まれ、その声をもとにWEB招待状が進化していくでしょう。
おすすめのWEB招待状は基本料金無料の『Biluce』
『Biluce』は、デザインを選んで写真や動画を当てはめていくだけで簡単にWEB招待状が作れます。文面にはテンプレートがありますが、自由に変更して自分たちのキャラクターを出すこともできますよ。
基本料金無料のため、お試しでWEB招待状を作ってみてもいいですね。事前に制作したり送信の予行練習をしておくことで、ミスを減らしてWEB招待状を送れるので安心です。
ぜひWEB招待状『Biluce』をご活用ください！
