宴会の幹事に任命された人や、パーティのホストがやるべき仕事はたくさんあるもの。その中でも、最初の大仕事は会場探しではないでしょうか？
今回は結婚式だけでなく、幅広いパーティ、謝恩会、入社式、キックオフといったイベントの会場の探し方を解説します。
そしてぴったりな会場を見つけるだけでなく、効率もとても大切。
効率的に会場検索から見積もりまでできる、利用者数No.1の「会場ベストサーチ」も紹介しているので、ぜひチェックしてみてくださいね。
結婚式場・披露宴会場の探し方はこちらの記事から！
ぴったりな会場探しで押さえるべきポイント
会場探しで困るのは、そもそもどうやって検索すればいいのかわからないという点ではないでしょうか？特に初めて幹事やホストを担うときには迷ってしまうもの。
宴会の内容に合わせてぴったりな会場を見つけられるように、まずは6つのポイントを押さえておきましょう！
目的をはっきりさせる
その宴会やパーティの目的をはっきりさせることから会場探しは始まります。
たとえば、結婚披露宴であれば、新郎新婦の結婚を友人や知人に披露し、喜びを分かち合うことが目的です。
スポーツ団体の懇親会であれば、日頃共に汗を流す仲間同士の絆を深めるために行います。
企業や団体の場合、宴会の企画書が上がっている場合があるため、目的や趣旨を理解しましょう。
目的を達成するために必要な条件をまとめることで、会場探しを進めやすくなります。
予算や費用を計算する
パーティをするには手間だけでなく費用もかかるものです。予算を決めておかないと身の丈に合わない会場を利用してしまい、赤字になってしまうことも。
大体の相場を調べ、全体にかかる費用と用意できる予算を天秤にかけましょう。
費用を算出するときには、全体の費用から1人あたりの費用を計算し、会費として徴収すれば赤字にはなりにくいです。
また費用の節約には、完全オンラインでゲストを招待できるWeb招待状がお得。
ベンチャーやIT系企業のイベントなどの場合では、あえてWeb招待状を利用することで先進的な取り組みをしていることをアピールできるかもしれません。
参加人数と収容可能人数を比較する
小さな会場にはそのキャパ以上の参加者を入れられませんし、大きすぎる会場にたった少数の参加者では費用がかかり過ぎてしまいます。
参加人数をしっかり把握しておき、その会場の収容可能人数と釣り合いが取れるかどうかを確認しておくことも大切です。
そのためには早めの出欠を取る必要があります。万が一急に人数が増えても収まりきるように、やや広めの会場を予約しておくのがおすすめ。
アクセスの良さを確認する
会場までのアクセスの良さ＝交通の利便性も会場選びの重要なポイント。
ゲストが参加を躊躇ってしまうような辺鄙な場所だと、せっかく企画したパーティでも参加者が集まってくれません。
主要駅からの所要時間やマップなどを用意してあげると親切でしょう。
どうしても交通の便が良くない会場になる場合、遠方からの人や土地勘のない人でも安心して行けるように、バスやタクシー等の手配も検討しましょう。
機材や設備の有無をチェック
パーティで出し物をしたり、映像を流したり、音楽をかけたりしたい場合、機材や設備も必要になってきます。その会場の設備の有無も確認しましょう。
設備が整った会場であれば安心ですが、会場側の用意がない場合、持ち込みが必要になるでしょう。
その場合、会場側にどれくらいの機材を持ち込み可能か、接続できる環境（インターネットや電源）はあるかなどを問い合わせましょう。
食事提供の有無をチェック
食事を共にすることで仲間意識が芽生えるもの。
食事を前提としたパーティの場合、会場側で食事の提供はあるのかをチェックしましょう。食べ物だけでなく、ドリンクの種類も確認すると良いでしょう。
会場が用意できるメニューが希望に沿わない場合には、デリバリーやケータリングサービスも検討してみてください。
そして食事の提供で気をつけるべきなのが、参加者のアレルギーの有無。出欠の際にアレルギーを聞いておき、注文の際に伝えるようにしましょう。
会場ベストサーチで全国の会場を効率的に検索！
「会場ベストサーチ」は全国の宴会場・パーティ会場・会議室などを検索できるポータルサイトです。なんと、法人宴会場探しの利用者数No.1！
会場ベストサーチで検索できる会場の数も多く、使い勝手も良いため、安心して利用できます。
【会場ベストサーチのメリット】
- 目的別に全国の会場を検索できる
- 費用が明確で予算を立てやすい
- 面積や収容人数が記載されている
- 交通・アクセスがわかりやすい
- 機材や設備の情報をチェックできる
- 料理付きプランの掲載もあり
まさに会場探しで押さえるべきポイントのすべてをクリアしていますね。それぞれのメリットをもう少し深掘りしてみましょう。
目的別に全国の会場を検索できる
北海道から沖縄まで全国規模で会場を探せることはもちろん、目的に合わせて検索できます。
検索サイトを一番下までスクロールすると出てくる「利用目的で探す」を活用しましょう。
「エリア」に加え「利用目的」も検索条件に入れるだけでもかなり会場を絞り込めます。
全国各地に招待ゲストがいる場合には、Web招待状を活用してみてはいかがでしょうか？
Web招待状はオンラインで送るため、日本だけに留まらず海外在住ゲストの招待もスピーディーかつ便利です。
費用が明確で予算を立てやすい
会場ベストサーチが使いやすい理由の1つが、費用がしっかり明記されていること。
会場ごとの詳細画面だけでなく、検索したときに表示される一覧画面にも費用が書かれているため、より効率的に予算内の会場を探せます。
検索一覧画面には1名あたりの料金が記載されているので、候補となる会場をスピーディに見つけられます。
会場の詳細画面では、予算の詳細も明記。制限時間や最低金額が設定されていることもあるので必ず確認しましょう。
面積や収容人数が記載されている
その会場の広さや、収容可能人数、さらに天井高までもがしっかり記載されているのもポイント。
実際に下見に行くのが理想ですが、下見ができない場合に大助かりです。
会場の情報がわかりやすくまとめられています。写真も添付されているためイメージが湧きやすいですね。
また、同じ施設でも複数の会場が用意されていることもあるので確認を。
立地が理想的だけど一方の会場が合わなかった場合、もう一方の会場なら条件に合う、というパターンもあり得ますよ。
交通アクセス・機材・設備の情報がわかりやすい
その会場の施設情報や特徴までもが細かく書かれているところも嬉しいポイント。
交通・アクセスの場合は駅からの所要時間のほか、駐車場やバスの有無も確認できます。
施設の設備、音響の設備も1つ1つ細かく書かれているため、ゲームや出し物、レクリエーションが実現可能かをすぐに判断できそうですね。
意外と重要なのが、子連れやベビーカーへの対応。見落としやすいポイントなので、施設情報からチェックしておきましょう。
料理付きプランの掲載もあり
さて、条件が揃ったら利用プランの確認です。
会場ベストサーチでは会場ごとにプランが明記されているため、パーティの計画を立てやすいです。
中には料理付きプランもたくさん用意されています。
ブッフェ料理、コース料理といった種類もあり、ドリンクメニューの追加やプロジェクター貸し出しといったオプションも選択可能。
もちろん1人あたりの費用も書かれてあるので安心です。
会場ベストサーチならではの便利な機能3つ
会場探しのポイントを押さえているだけでなく、会場ベストサーチならではの機能も充実。
その中でも、特に活用してほしい機能を3つご紹介します。
10社まで一括見積もり
会場ベストサーチでは気になる会場は最大10社まで一括で見積もり依頼ができます。
1つ1つ問い合わせたうえで比較するのは膨大な労力がかかって大変。
一括見積もりを利用すれば、同条件の中でも最安値の会場を押さえておけるので、費用も時間も節約できるのが魅力です。
マイページで会場とチャット
気になることがあった場合、マイページでLINEのように会場と直接チャットして問い合わせができるのは驚き！
チャット機能は電話する時間が無い人や、電話が苦手な人でも利用しやすいのではないでしょうか。
間に仲介を挟まずに直接やりとりできるため、回答もスムーズです。
マイページは会員専用ページなので、会員登録をして利用しましょう。
ノート機能でやり取りを保存
情報を保存・共有できるノート機能も、使い方次第では大活躍。
会場とのチャットで話し合った見積もり予算、スケジュール、テーブルレイアウト、必要な設備、食事といった内容をそのままノート機能に保存できます。
会場担当者とのやり取りを議事録のように残せるので、共有や報告も手間要らずです。
Biluceと会場ベストサーチは相性抜群！
実はオンラインで会場を一括検索できる会場ベストサーチは、Web招待状「Biluce」とも相性抜群。
会場ベストサーチで宴会場を予約したら、Web招待状を送ってパーティへとご招待するという流れがとてもスムーズにできるのです。
近年ではメールやLINEを使った招待も多いですが、招待状を作成することでオフィシャル感をしっかり演出できます。
しかし、紙の招待状を作るには費用も時間もかかるもの。招待人数が多ければ多いほど大変ですよね。
Web招待状は、1つ作成すれば後はメール・LINE・各SNS・メッセンジャー等を使って送信するだけ。Biluceは基本料無料なので、誰でも気軽に作成できますよ。
他にも、Biluceには様々な機能が。
- オリジナルの招待文言の作成
- 会費のオンライン決済、事前回収
- ゲストの返信機能と出欠確認機能
- 食事アレルギーの有無の確認
- ゲスト一覧データのダウンロード
結婚式だけでなく、パーティ、交流会、展覧会、イベントといった幅広い使い道があるのです。
Web招待状と会場ベストサーチを一緒に使うことで、運営がグッと楽になること間違いなし！
目的にぴったり合う会場を見つけよう！
パーティや宴会に最適な会場を探すには、目的や予算、設備といった6つのポイントを抑えることが大切。
会場ベストサーチなら会場検索の機能が充実しているほか、会場ごとの詳細や特徴、さらにはプランまで知りたい情報が丸ごと載っています。
一括見積もりやチャット、ノート機能などを使いこなすことで、さらに会場探しが効率的になるでしょう。
Web招待状と合わせて使うことで、幹事やホストの手間や費用をグッと削減できます。
パーティにはぜひ会場ベストサーチとWeb招待状Biluceを活用してみてくださいね。
