同窓会の幹事を任されると、たくさんあるやるべき事の中でも、特に頭を悩ませるのが連絡・出欠管理・集金の3つではないでしょうか？
卒業から時間が経つほど連絡先が分からなくなり、返信が揃わず人数把握に苦労したり、当日の会費集めに追われたりと、せっかくの同窓会を楽しむどころではないのが実情です。
気心の知れた仲間と再会する場だからこそ、本当は幹事自身もリラックスして楽しみたいですよね。
そんな負担をぐっと減らしてくれるのが、近年注目を集めている「Web招待状」です。結婚式で利用する人が増えたWeb招待状ですが、実は人が集まるシーンであれば用途を問わず活用できます。
スマホ一つで簡単に準備でき、出欠や会費管理までスムーズに行える便利なツールとして、多くの幹事に選ばれているのです。
特にBiluceのWeb招待状には、悩みを解決する基本機能の他にも、利用者の声から生まれた「あったら嬉しい」機能も備えていますよ。
同窓会幹事が大変だと思うこと
同窓会の幹事がやることをまずリストにしてみました。
- 連絡先を集める
- 同窓会の案内を送る
- 会場・日程の調整
- 出欠を確認
- 料理や飲み物の手配
- 余興や企画の準備
- 写真や動画の撮影・共有
- 集金・精算
この中でも特に手間取るのが、連絡・出欠管理・集金の面です。
1. 参加者への連絡がなかなか行き届かない
同窓会の準備で最初のハードルになるのが、参加者への連絡です。
卒業から年月が経っていると、住所や電話番号が変わっていたり、そもそも連絡先がわからなくなっている人も多いものです。ひとりずつメールや電話で確認するのは大変で、抜けや漏れがないよう気を配るだけでも神経を使います。
また紙の招待状を送る場合にも往復ハガキの代金がかかり、費用負担をどうするかという課題が出てきます。
最近はLINEやSNSで連絡は取りやすくはなっていますが、ツールがバラバラになることで、誰とどのツールで連絡を取り合っていたのかがわからなくなることもあります。
2. 出欠の把握に思った以上の労力がかかる
連絡がついたとしても、次に大変なのが出欠の管理。
いつまでに参加か欠席か返事をもらうのか、返事が来ていない人にはどう催促するのか。幹事の仕事は、一人ひとりとの細かなやり取りの連続です。
人数が確定しなければ会場の予約や料理の手配にも影響するため、返事待ちの参加者がいるとスケジュール管理に常に気をもむことになります。
3. 会費集めはいつも気まずさとの戦い
そして忘れてはならないのが、会費の集金。事前に振り込んでもらうか、当日現金で集めるかで迷いが生じます。
特に当日集める場合、受付で列ができたり、細かいお釣りを準備したりと手間が絶えません。中には払い忘れる人もいて、後から催促するのは幹事にとって非常に気まずいものです。
また急な変更やドタキャンもありがちで、その場合の費用をどうするかも課題に。
「誰から受け取ったか」を記録する作業も煩雑で、同窓会を楽しむ余裕がなくなってしまう大きな要因となっています。
幹事の負担を軽くするWeb招待状の便利機能
そんな同窓会幹事の大変さをぐっと楽にしてくれるだけでなく、「あったら嬉しい」を叶えてくれるのがBiluceのWeb招待状です。
同窓会で役立つWeb招待状の7つの機能をご紹介します。
1. オリジナルデザインを選んでリンクを発行
BiluceのWeb招待状はお好きなデザインを選び、写真を使って作るオリジナルなもの。懐かしい校舎や教室の写真などを使えば、参加したい気持ちを高められそうですよね。
Web招待状を作ったら専用のリンクを作成し、LINEやSNSでシェアするだけで招待完了。相手はスマホからすぐに開けるので、気軽に参加表明ができます。
Web招待状は、面倒な住所録管理や郵送作業を省けるのが大きな魅力です。
郵送したい場合もQRコードを添付するだけでOK。従来のはがきのように印刷や切手代をかけずに、効率よく全員へ連絡できます。
2. 出欠をオンラインで一括管理
届いたWeb招待状から、そのまま参加・欠席を回答できる仕組みになっています。
幹事は返信状況をオンライン上で一覧管理できるため、誰が出席か欠席かを一目で把握可能。紙の名簿やメールのやり取りをまとめる必要がなく、人数確定もスムーズです。
会場や料理の手配にも早めに対応でき、準備の不安がぐっと軽減されます。
3. 会費の事前決済で受付もスムーズに
Web招待状から出欠を回答する際に、そのまま会費をクレジット決済できる機能があるのも便利なポイント。
事前決済機能を使用した場合、ゲストは当日現金を用意する必要がなく、受付が混雑する心配もありません。
もちろん「当日現金で払いたい」という人にも対応できるので安心。
事前決済と当日決済を併用することで、幹事の集金・管理の手間を大幅に削減できます。
4. 写真シェアボードで思い出を共有
Biluceのプレミアム機能には、当日の写真をリアルタイムで共有できる「写真シェアボード」機能が搭載されています。
ゲスト全員がスマホからリアルタイムに写真をアップできるので、イベントの盛り上がりをその場で記録に残せますよ。
当日参加できなかった人も写真を通して雰囲気を楽しめるため、同窓会の思い出をより広くシェアできるのが嬉しいポイントです。
5. オリジナルロゴで特別感を演出
さらにBiluceのプレミアム機能では、Web招待状のトップ画面にオリジナルロゴを登録することができます。
母校の校章や同窓会のシンボルマークを表示すれば、懐かしさや一体感が自然と高まるでしょう。単なる案内ページではなく「特別な集まり」だと一目で伝わるので、ゲストの期待感を高める効果も。
演出のひと工夫で、同窓会がより印象深いものになります。
6. 思い出ムービーでワクワクを先出し
幹事は招待状の中に動画をアップロードできる点も、Biluceのプレミアム機能の魅力。
学生時代の写真を集めたスライドショーや懐かしい映像を共有すれば、招待状を開いた瞬間からワクワク感を演出できます。
再会の日が待ち遠しくなるような仕掛けとして、参加意欲を高める効果も期待できるのが、この動画アップロード機能の魅力です。
7. 返信画像の一括ダウンロードで便利に
Biluceのプレミアム機能には、ゲストが出欠回答の際に添付した画像を、まとめてダウンロードできる仕組みも用意されています。
当日参加が難しい人からも近況写真を受け取れるので、会場に来られない仲間ともつながりを感じられます。
スムーズにデータ管理ができるため、後日アルバムやスライドショーに活用しやすく、思い出をより共有できるのが魅力です。
Web招待状を使って幹事もゲストも楽しめる同窓会へ
同窓会は、久しぶりの仲間と再会できる大切なひととき。
しかし準備を担う幹事にとっては、連絡や出欠管理、会費集めなど負担が多く「楽しむ余裕がなかった……」という声も少なくありません。
Web招待状を活用すれば、招待から出欠、決済、写真共有まで一括でスムーズに行えるので、幹事の負担を大幅に減らすことができます。幹事が楽になれば、その分会を盛り上げる企画や当日の交流にも集中できるはず。
便利なBiluceのWeb招待状を取り入れて、幹事もゲストも笑顔で楽しめる思い出深い同窓会を実現しましょう。
